Depuis mars 2017, la loi permet de dématérialiser les documents comptables, notamment les notes de frais. Outre le fait que ces petits papiers se détériorent rapidement, le temps investi et le coût de leur gestion sont importants. De plus en plus d’entreprises font le choix d’une solution de gestion de notes de frais dématérialisée. D’autant plus que certaines applications permettent dorénavant de scanner ses tickets directement pas le biais de son smartphone.
Temps de gestion : comment en réduire le coût ?
Selon une étude, chaque salarié passerait environ une vingtaine de minutes à remplir une note de frais. Ensuite, vient le tour de la personne en charge de vérifier l’exactitude de ces notes. Puis, du service comptable qui doit saisir les dépenses et procéder au remboursement.
Ce temps de gestion peut être considérablement réduit. Les solutions ne manquent pas. Par exemple, certaines applications permettent de scanner un ticket directement par le biais de son smartphone. Les justificatifs peuvent ainsi être stockés sur le cloud et être accessibles directement par le service comptable.
Le gain de temps est considérable, les erreurs sont plus rares et la qualité des tickets reste optimale.
Coût d’archivage : comment dépenser moins ?
L’archivage physique des notes de frais peut avoir un coût élevé pour l’entreprise. Là encore, la numérisation de ces documents comptables peut être intéressante en matière de coût. Le stockage dans le cloud nécessite moins d’investissement que le stockage physique. Classer des données dématérialisées prend moins de temps que trier des montagnes de papiers. Les justificatifs numériques ne s’abîment pas ou ne se perdent pas, ainsi, ils sont toujours présentables lors d’un contrôle fiscal.
Mettre en place l’archivage numérique : un vrai projet !
Intégrer l’archivage dématérialisé au sein de l’entreprise ne doit pas se faire à la légère. La loi encadre la pratique en fixant des conditions.
Les justificatifs numériques ont une valeur légale aux yeux de l’administration fiscale si toutes les conditions fixées par la loi de mars 2017 sont respectées. Les documents doivent obligatoirement être numérisés en PDF. Si les besoins de l’entreprise nécessitent une compression des documents celle-ci doit être effectuée sans perte. Aucun traitement de l’image ne doit être appliqué. Chaque document numérisé doit être horodaté. Les justificatifs numériques doivent obligatoirement être accompagnés d’une signature électronique type RGS afin d’être certifiés.
Certaines solutions de gestion de note de frais assurent dans leur offre la conformité avec la loi.